如果会议量减掉40%,工作效率会提高71%
近期我们调查了76家公司,其雇员数均超过千人,业务遍及50多个国家。这些公司在过去一年里,每周都会安排一至五个“无会日”(在此期间甚至连一对一会谈也不允许)。
此外,我们访谈了各级经理人以及每家公司的人力资源总监,以了解管理层对推行这一举措的看法;研究了会议量削减前后员工压力水平的对比数据;利用动向调查(pulse survey),评估了这一举措对工作效率、协作水平和敬业度的后续影响。
在我们研究的公司中,有近一半(47%)因推行每周两天“无会日”而减少了40%的会议。其余公司则进行了力度更大的尝试:35%的公司规定每周有三个“无会日”,11%的公司是四个“无会日”,剩下7%则干脆取消了所有会议。
如下表所示,引入“无会日”的后续影响相当深远。每周设一个“无会日”的情况下,员工自主性、沟通水平、敬业度和满意度都得到了提升,微观管理减少,压力水平下降,工作效率得以提升。
如果会议量减掉40%(相当于每周有两天不开会),我们发现,工作效率会提高71%,因为员工感到对工作更有掌控感和自主权。
他们不再拘泥于预设的日程安排,而是可以自己安排办事清单,并自行负责。因此,员工满意度提高了52%。
虽然看起来有悖常理,但我们的研究得出结论:开会太多既不利于有效协作,也会干扰员工的高效工作时间,还会打断人们的思路。因此,会议量削减60%(相当于每周三天不开会),令协作水平提升了55%。
员工们用更有效的一对一联系取代了开会,采取了适合自己的沟通节奏,他们通常还会利用项目管理工具辅助沟通。如此一来,压力的风险降低了57%,员工的心理、生理和精神健康水平由此提升。
而对于一周有四天不开会的那些公司,我们发现,发生微观管理的可能性降低了74%。人们觉得自己受重视、被信任,敬业度提高了44%,于是更加努力地为公司工作。
每周四天不开会,让沟通清晰度提升了65%,因此工作效果显著提高。
同事间的误解也少了很多。人们会快速翻看之前的Slack聊天记录或项目大纲,来回顾某项任务或请求。诸如“我以为你和我说的是⋯⋯”或“我还以为⋯⋯”这种话,也很少有人再说了。
虽然我们的数据表明,因为各种好处,推行无会政策有重要意义,不过,收益递减法则也会造成一些意想不到的后果。因此,管理者需要了解,怎样做才适合自身的独特情况,最大限度地收获无会策略的好处。
当会议量减少60%,无会时段的好处就达到了顶峰。如果会议量继续减少,收益会下降。例如,如果完全取消所有会议,满意度、工作效率、敬业度和协作水平都会下降。
因此,我们的结论是,“无会日”的最佳天数是三天,也就是每周可以有两天时间开会。开会理由有两条:保持社交联系,以及管理好每周的日程安排。
会议提供了社交机会。不开会的那几天,等于取消了彼此联络的机会——尽管会议并不是充满活力的人类交流方式。在远程工作环境中,社交隔绝的风险极高。
因此,管理者必须刻意创造一些社交机会。非正式的无议程会议,可以有效地满足人们的社交需求。
无论日程怎样安排,削减开会日都需要在做计划时发挥创造性。这是因为,这类提升工作效率的小招术如果没有得到认真对待,只会让大家把会议推到其他日子去。
这种“溢出效应”如果不处理,可能会导致日程安排超负荷,成为你和员工的日常压力来源。几天不开会,却把所有会议都堆到另一天,这样做是解决不了任何问题的。
如何实施“无会日”?