判断一个人是否靠谱,就看他如何发邮件



虽然现在钉钉、企业微信等通讯软件在职场的使用率越来越高,但面对一些重要且正式的商务接洽,写邮件依然是我们的不二选择。

在职场,邮件甚至比见面、开会还要重要。一封邮件,不仅体现了自我修养程度,也代表了公司的形象。学会写专业且得体的邮件,是每位职场人的必修课。

以下,Enjoy:

常识君|有话说

作者:刘润
来源:刘润(ID: runliu-pub)


你有没有收到过这样的电子邮件?发件人叫“还好只是近黄昏”;邮件的标题是:“你好!”

你觉得,这一定是漏网的垃圾邮件,但还是打开看了一眼,发现居然是供应商的方案和报价。

你找了半天,没有方案,也没有报价啊?

回邮件问。他说:“啊!忘了添加附件了。我再发一遍。”

你会怎么看待这位供应商?

如果是我,能不合作,就不要合作了。太不靠谱……


01

作为管理者
我建议你做一个测试

找到5名与客户打交道最多的员工,然后随机抽取每位员工10封来往的邮件,看一下标题,问候,分段,用词,署名,字体,颜色。

估计你会一身冷汗,我们就是这么一步一步把客户逼走的!

1999年,我以工程师的身份加入了微软。当时,微软雇佣了十几位语言专家,校对每一封邮件。

他们非常吹毛求疵,邮件的标题怎么起,怎么问候,第一句怎么开始,什么时候用阿拉伯数字1,2,3,什么时候用单词one,two,three,如何署名,单词和语法不但不能有错误,更要信达雅。

被语言专家折磨足够时间,最终毕业的工程师,才能直接给客户发邮件。

有一次,我问语言专家团队负责人Michelle,有必要这么严格吗?

她说,你想象一下,有很多人,这辈子你都不会当面见到,你给他印象的唯一方式,就是邮件。

她的这句话对我醍醐灌顶。

我想这就是中国人常说的“见字如面”吧。

在互联网时代:见邮件如面。


02

一封好的邮件
到底应该长什么样呢?

我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。

一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。

怎么做?

第一,正式的显示名和总结性的标题。

邮件接收者首先看到的是两样东西:你的显示名,和邮件标题。

所以,邮件礼仪的第一步,就是用真名。

比如“刘润”,或者“润米咨询-刘润”。

个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如“还好只是近黄昏”,“一只特立独行的猪”可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。

然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。

“你好”,“来自xx公司”,“报价”,都不是一个好标题。

“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。

第二,简单大方的格式。

一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。

尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。

真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。

分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。

所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。

第三,逻辑清晰的正文。

外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说“尊敬的张总”;

外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说“见信好”。

问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。

邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。

用小段,不要用大段;

用短句,不要用长句;

用简单的词,不要用复杂的词;

能用100个字讲清楚的事,不用101个字。

结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。

然后,“祝:商祺”;亲密一些的“祝:春安”;再亲密一些的“祝:家人都好”。

署名:“刘润,润米咨询”。


第四,良好的回信习惯。

收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度。

回信的专业方式,代表你的职业化程度。

比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能。

起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。

回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。

默认,你应该“全部回复”,而不是仅仅“回复”发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。

如果你觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明“为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送”。

这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。

如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。

然后,按下“发送”键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。


03

总 结

你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通,“见字如面”。

你不一定要打扮得花枝招展,但必须要把自己收拾得干干净净。

怎么做?

第一,起正式的显示名和总结性的标题;
第二,用简单大方的格式;
第三,写逻辑清晰的正文;
第四,养成良好的回信习惯。

关于作者:刘润,润米咨询创始人,微软前战略合作总监,《5分钟商学院》主理人,曾任腾讯、百度、海尔、恒基地产、中远国际、晨兴资本、康宝莱等多家企业的战略顾问,香港上市公司恒富控股独立董事,互联网转型专家。190万读者刘润微信公众号主理人。



延伸阅读

推荐语:在本书中,中国著名商业顾问刘润把在《5分钟商学院》中讲述的底层逻辑的内容做了总结,与你分享是非对错、思考问题、个体进化、理解他人和社会协作五个方面的底层逻辑,带你看清这个世界的底牌。

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